Bảng lương là danh sách nhân viên của công ty, nhưng thuật ngữ này thường được sử dụng để chỉ:

• tổng số tiền mà một công ty trả cho nhân viên của mình
• hồ sơ của một công ty về tiền lương và tiền công, tiền thưởng và thuế khấu trừ của nhân viên
• bộ phận của công ty tính toán tiền và trả những khoản này.

Bảng lương theo nghĩa "tiền trả cho nhân viên" đóng vai trò chính trong một công ty vì nhiều lý do.

Từ góc độ kế toán, bảng lương rất quan trọng vì lương và thuế lương ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập ròng của hầu hết các công ty và vì họ phải tuân theo luật pháp và quy định (ví dụ ở Mỹ, bảng lương phải tuân theo các quy định của liên bang, tiểu bang và địa phương).

Từ quan điểm nguồn nhân lực, bộ phận bảng lương rất quan trọng vì nhân viên rất nhạy cảm với sai sót và bất thường trong bảng lương: Tinh thần nhân viên tốt đòi hỏi phải trả lương kịp thời và chính xác. Nhiệm vụ chính của bộ phận bảng lương là đảm bảo rằng tất cả nhân viên được trả lương chính xác và kịp thời với các khoản giữ lại và khấu trừ chính xác, và các khoản khấu trừ và khấu trừ được nộp kịp thời. Điều này bao gồm các khoản thanh toán tiền lương, khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ từ tiền lương.

Thuế tiền lương

Các cơ quan chính phủ ở các cấp khác nhau yêu cầu người sử dụng lao động khấu trừ thuế thu nhập từ tiền lương của người lao động.

Ở Hoa Kỳ, " thuế tiền lương " tách biệt với thuế thu nhập, mặc dù chúng được đánh vào người sử dụng lao động tương ứng với tiền lương; các chương trình mà họ tài trợ bao gồm An sinh xã hội và Medicare. Thuế thu nhập và tiền lương của Hoa Kỳ thu được thông qua các khoản khấu trừ được coi là thuế quỹ ủy thác, bởi vì người sử dụng lao động giữ tiền khấu trừ trong ủy thác để chuyển tiền sau này.

Thuế tiền lương ở Hoa Kỳ

Trước khi xem xét thuế tiền lương, cần phải nói về công thức cơ bản cho tiền lương thực trả. Từ tổng lương (tiền lương trả cho nhân viên), một hoặc nhiều khoản khấu trừ được trừ đi, đến tiền lương thực trả. Do đó, tổng lương của nhân viên (tỷ lệ trả theo số lần làm việc, bao gồm cả thời gian làm thêm) trừ các khoản khấu trừ thuế lương, trừ các khoản khấu trừ tiền lương tự nguyện, bằng tiền lương thực trả. Khấu trừ thuế tiền lương đóng một vai trò quan trọng và bởi vì chúng được cung cấp bởi pháp luật, chúng được gọi là khấu trừ thuế tiền lương theo luật định.

Người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế lương từ séc của nhân viên và giao chúng cho một số cơ quan thuế theo luật. Thuế tiền lương bao gồm:

Khấu trừ thuế thu nhập liên bang, dựa trên các bảng khấu trừ trong "Ấn phẩm 15, Hướng dẫn về thuế của người sử dụng lao động" của cơ quan thuế vụ - IRS;

Khấu trừ thuế an sinh xã hội. Nhân viên trả 6,2 phần trăm tiền lương hoặc tiền công, lên tới $ 118.500 (tính đến 2015 20152016).

Chủ lao động cũng trả 6,2 phần trăm thuế an sinh xã hội. Nếu bạn tự làm chủ, bạn phải trả cho nhân viên và chủ lao động kết hợp số tiền 12,4 phần trăm trong thuế An sinh xã hội trên thu nhập ròng của bạn;

Thuế Medicare. Tần suất trả lương ít phổ biến hơn bao gồm: 4 tuần (13 lần mỗi năm), hai tháng một lần (hai tháng một lần), hàng quý (13 tuần một lần), nửa năm một lần (hai lần mỗi năm) và hàng năm (hàng năm).

Khoán ngoài

Các doanh nghiệp có thể quyết định thuê ngoài các chức năng trả lương của họ cho một dịch vụ thuê ngoài như phòng dịch vụ trả lương hoặc dịch vụ trả lương được quản lý hoàn toàn. Những thứ này thường có thể giảm chi phí liên quan đến việc có nhân viên được đào tạo tại chỗ cũng như chi phí cho hệ thống và phần mềm cần thiết để xử lý bảng lương. Trường hợp điều này có thể giảm chi phí cho một số công ty, nhiều người sẽ chi một hóa đơn lớn hơn để thuê ngoài việc trả lương của họ nếu họ có chương trình trả lương được thiết kế đặc biệt hoặc xuất chi cho nhân viên của họ. Ở nhiều quốc gia, bảng lương kinh doanh rất phức tạp ở chỗ thuế phải được nộp một cách nhất quán và chính xác cho các cơ quan quản lý hiện hành. Ví dụ, bảng lương nhà hàng thường bao gồm các tính toán tiền boa, các khoản khấu trừ, trang trí và các biến khác, có thể khó quản lý đặc biệt đối với các chủ doanh nghiệp mới hoặc nhỏ.

Tại Vương quốc Anh, văn phòng biên chế sẽ giải quyết tất cả các yêu cầu của Cơ quan Thuế và Hải quan và giải quyết các thắc mắc của nhân viên. Phòng biên chế cũng tạo ra các báo cáo cho bộ phận tài khoản của doanh nghiệp và các khoản thanh toán cho nhân viên và cũng có thể thực hiện thanh toán cho nhân viên nếu được yêu cầu. Kể từ ngày 6 tháng 4 năm 2016, các công ty ô dù không còn có thể bù đắp chi phí đi lại và sinh hoạt phí và nếu họ làm như vậy, họ sẽ được coi là có trách nhiệm hoàn trả cho HMRC bất kỳ khoản giảm thuế nào. Hơn nữa, các công ty tuyển dụng và khách hàng có thể phải chịu trách nhiệm về thuế chưa nộp.

Một lý do khác mà nhiều doanh nghiệp thuê ngoài là vì sự phức tạp ngày càng tăng của pháp luật biên chế. Thay đổi hàng năm về mã số thuế, Trả tiền khi bạn kiếm được (PAYE) và các nhóm Bảo hiểm Quốc gia cũng như các khoản thanh toán và khấu trừ theo luật định thường phải thông qua bảng lương thường có nghĩa là phải tuân thủ luật pháp hiện hành.

Mặt khác, các doanh nghiệp cũng có thể quyết định sử dụng phần mềm biên chế để bổ sung cho những nỗ lực của một kế toán tiền lương hoặc văn phòng thay vì thuê thêm các chuyên gia về biên chế và thuê ngoài một công ty trả lương. Phần mềm tính lương dựa trên tính toán tỷ lệ nhập, dữ liệu được phê duyệt thu được từ các công cụ tích hợp khác như đồng hồ Bundy điện tử và các công cụ nhân sự kỹ thuật số cần thiết khác.